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Tips para gestionar los documentos de los clientes

En promedio una compañía puede estar perdiendo el 40% de sus clientes porque estos abandonan un trámite al percibirlo complejo, indicó Expediente azul. 

Explicó que el proceso de recaudación y clasificación de documentos y datos puede ser una experiencia tediosa para aquellas personas que no tienen la opción de automatizar sus tareas. Aunado a esto, enfrentarse a largas filas; tiempos de espera excedidos y grandes cantidades de documentos resultan en una problemática que requiere de soluciones inteligentes, como la automatización. Frente a ello, un aliado tecnológico puede ayudar a simplificar el proceso de integración de expedientes y evitarnos largos tiempos de espera.

Mejorar la experiencia del usuario mediante la automatización, seguimiento, recepción y validación de requisitos de un expediente es una realidad que cada vez está más al alcance de las empresas. Expediente azul proporciona tres tips para mejorar la experiencia del usuario en cuanto a solicitud de documentos.

  • Seguimiento. Un seguimiento puntual, mediante una llamada, correo o mensaje, además de ayudar a mantener activo el proceso de entrega de documentos, puede reducir el índice de abandonos de clientes de 58% a 25%
  • Sencillez. Sabemos que el traslado de expedientes a las instituciones puede ser muy tardado, además, muchas veces se solicita la misma información en más de una ocasión, obligando a que el cliente escriba su nombre, domicilio o fecha de nacimiento más de una vez. Impulsar el uso de tecnología que permita reducir el tiempo y el esfuerzo es clave, además es una excelente opción para mejorar la productividad, por ejemplo, usar la nube para almacenar facilita no solo el control de acceso sino el paso anterior, seguimiento
  • Velocidad. Para lograr que las personas no deserten de sus trámites es importante reducir el tiempo que un ejecutivo invierte para originar, integrar y formalizar cualquier operación. También es clave generar un proceso donde los requisitos sean no secuenciales, de manera que quien hace el trámite pueda entregar los documentos que tenga a la mano, sin obligarlo a seguir un orden de entrega específico. Una vez que se aplique este paso, se disminuirán los tiempos de espera, creando así un proceso más ágil y amigable para el usuario

Conforme una empresa se expande, el volumen de documentos que almacena se vuelve cada vez más difícil de manejar por lo que es aún más fundamental llevar un registro digital de todas las acciones que realiza una compañía.

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Cortesía de IDC





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